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定期舉辦的企業年會是你的困擾嗎？年會舉行有哪些注意事項？如果公司規模小，第一次辦年會，有哪些步驟？有沒有專業第三方能協 助操辦年會呢？應援科技能助你一臂之力。
年會（convention），亦有直翻為「會議」、「大會」，與公司內部舉行的部門會議規模不同，通常為由單一或數個品牌主辦，最主要的目的是為了將業界專業人士聚集在一起討論其領域的重要主題，為相關企業提供推廣產品與服務的機會，或是為共同目標、志趣服務，如遍佈全球的獅子會。
以單一品牌方為例，年會最常見的為年度活動，亦有按季度、半年、雙年會等不同區間。至於舉行時間通常會持續一天以上，亦有經常延續到一整週的活動。
由於類似活動多屬於實體進行，因此多屬於售票活動，即使免費入場，許多品牌方亦希望與參與者留下近一步聯繫方式，因此往往會採取許多報名方法，為「再行銷」做準備。
年會對參加者來說是令人興奮的活動 ，對第一次舉行的活動方可就是大挑戰！應援科技整理3個年會策劃重點，在實際開始規劃年會之前，你需要先了解：
1.設定目標與目標受眾
透過這些問題，你可以很快設定年會目標與受眾：
你希望透過這次會議取得什麼成果？你希望獲得多少參加者或會員？你希望產生多少收益？這次會議是為誰舉辦的？誰有興趣參加以及他們會從中獲得什麼？
如果你能回答這些問題，恭喜你！你的年會一定能吸引到適合的報名者。
2.決定主題和形式
你的年會有明確的主題嗎？主題可以幫助品牌將所有希望推廣的產品與服務整合在一起，或是與合作夥伴共同企劃一場有影響力的活動。
主題可以是季節性的，與目前趨勢或產業內的整體展望相關。
別忘了考慮年會的形式。面對面的年會需要實體場地，線上虛擬的年會則需要線上研討會與會議軟體，也許你打算辦一場混合形式的年會？
年會期間可能短至一個上午、單日或長到一週，都需要審慎評估。
3.評估預算
這次年會你打算花多少錢？身為活動方能夠尋求贊助嗎？哪些地方可以省錢，哪些地方需要多花點錢？
評估年會的預算時，別忘了與潛在的贊助商聯絡。畢竟許多年會主要營收來源除了門票之外，活動贊助也是會議資金的重要組成。記得一定要宣傳贊助商將獲得的好處，才能獲得更多支持。
無論你是NGO活動策劃者、同業公會、或是企業活動總監或會議策劃專員，應援科技都將幫助你為受眾策劃最有效、最具吸引力的年會。
該怎麼執行年會？應援科技規劃了 5 步驟，為你的年會成功做好準備！
策劃一次年會大約需要提前3~6個月，應援科技整理了5個策劃年會最重要的步驟，我們與超過600組以上的合作夥伴籌辦年會、工作坊、售票活動等，值得你參考：
1.選擇一個地點
專業的活動方一定聽過，好的活動地點是成功的一半。
經驗豐富的活動方會延續過去的成功經驗，若你過去曾舉辦過類似的年會活動，可以使用同一個場地；如果你是新手，請尋找一個可以容納你的預估受眾規模的場地。
考慮場地時，確保場地位於交通便利的位置，例如靠近交通樞紐，如車站、捷運甚至是機場周邊。
一個小提醒是請確保場地擁有你所需的停車設施，如果是多日規模的年會，更要確保住宿空間充足。
2.邀請演講者或特別來賓
年會講者往往就是參加活動的最大亮點，而特別來賓可以成為受眾參加你的活動的主要動機。
例如，有些人參加投資人年會，只是希望他們想親自見到他們最欣賞的董事長或總經理。
確定哪些特別來賓對與會者來說最令人興奮，或在業界尤其具有影響力，在發出邀請時一定要保持熱忱與禮貌，並說明你能提供對方的好處。
3.建立年會議程
確定年會的活動順序。
年會的常見形式為專題演講與座談討論互相穿插，結合年會主題，可以產生半日、一日、多日的議程。
4.招募年會工作人員（或志工）
倘若你的組織規模不大，那麼你需要更多人力確保你的活動順利進行。
活動外包公司會是你的好幫手；有時候不妨也聯絡歷年活動的工作人員，有經驗的工作同仁總是特別受歡迎。
對於許多籌辦年會的組織，募集志工是一項非常常見的做法，不過請務必提供有價值的獎勵，例如免費參加活動、獲得對應組織的工作機會等。
5.制定行銷素材和宣傳策略
如果沒有強力的行銷策略，你的年會宣傳很可能無法觸及廣大受眾。你該為社群媒體、電子郵件、你的官方網站、媒體新聞稿準備行銷素材。
如果你已經頭昏眼花，別擔心！應援科技支援超過 600 個組織建立官網和舉行活動，原先多為組織建立金流與物流的 CRM 平台，推出「建立會員與活動頁面」功能後，許多舉辦年會的活動方更以此架設自己的活動報名平台。
最棒的是單一窗口、一站式整合功能。應援科技結合「金流系統」與「CRM學員管理系統」，年會舉辦方不再需要一次找尋多家廠商，從金流、官方網站、年會報名、會員管理、商品販售、活動票券，應援科技通通一站式整合，並提供單一窗口客服，節省你的行政與溝通成本！
希望你現在對如何規劃年會以及要採取哪些關鍵步驟有了初步的輪廓！
籌備年會活動並非小事，辦一場成功的年會所需的注意事項涉及目標設定、議程設計、預算分配、行銷宣傳等多方面內容。
應援科技整理這份年會舉辦 步驟，助你能更好準備營隊活動。
如果你對應援科技的服務感興趣，也可以聯繫應援科技的單一窗口客服，由應援科技專人為你整合報名、售票、宣傳等功能，提供最完整的一站式服務。
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無論你是第一次舉辦年會還是已有多年舉辦經驗，應援科技都能提供你所需的工具和支持，助你輕鬆打造專屬年會的報名官網。
祝你舉行年會順利！
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