怎麼辦活動？如何選活動報名系統？新手辦活動圖解 6 步驟教學

辦活動是許多人會遇到的工作或生活經驗，小至旅遊規劃、大至婚禮都可能是「辦活動」的一種，新手辦活動的面對繁雜的人員聯繫、製作物確認、活動報名系統怎麼選等，可能會手足無措。別緊張！只要跟著以下步驟，辦活動小白也可以輕鬆辦一場賓主盡歡的活動。

說到辦一場活動，許多人會想到的是活動內容、經費、售票平台等，但在發展活動的細部內容前，應該先根據活動的核心目標來發想、提案。對企業而言，可能是提升品牌的知名度、增加商品銷售；而對非營利組織來說，不外乎是增加捐款人數量、提高捐款人對組織的認同。

在辦活動初期訂定目標，不一定要以常見捐款人數量、捐款金額等績效為主，籌辦提高捐款人認同度的活動、讓捐款人願意持續捐款的活動，都可以是活動發想時的目標。此外，參考活動報名系統，找出過往績效佳的活動也是好方法。

活動提案應包含：

• 活動目標
• 參與對象
• 活動內容
• 活動預算
• 效益評估

活動提案通過後，就可以開始進行活動籌備，身為活動的提案者與執行窗口，你可以開始組建工作團隊，並確認工作夥伴都了解活動相關內容。

需要協作的夥伴如下（你也可能身兼數職）：

• 場地執行組：活動製作物確認、廠商及場地聯繫、工讀生及工作人員聯繫
• 美術設計組：活動主視覺設計、社群貼文產出、活動製作物設計
• 社群行銷組：社群貼文發文、社群廣告宣傳
• 現場執行組：驗票、寄物、售票系統操作等，確保活動順利運作的工作人員

確定活動團隊成員後，就可以規劃活動執行時程，並確保團隊成員在各檢核點完成各自的工作項目。需要特別注意的是，雖然活動已分配給同仁執行，為確保活動品質，仍建議專案窗口要再次確認產出物細節，讓活動隨時都符合活動目標，且能達成活動成效。

史丹佛社會創新評論中建議想要行銷品牌，在品牌經營時可遵循「IDEA 框架」：誠信（integrity）、民主（democracy）、道德（ethics）和親和力（affinity）。

該如何做到？利用應援科技的官網功能可以輕鬆達成。

應援科技的網頁可以針對品牌識別進行客製化調整，也可以放入影片、圖片呈現過往的活動花絮，簡單操作就讓參與者快速了解NPO性質及辦活動成效。

建立誠信的關鍵因素在於互動經驗的累積，架設官網有助於品牌建立、活動專案說明，乃至於到舉行活動時，可運用售票平台的金流方案，讓參與者對品牌方有信任感也提升凝聚力。

未來如需要線下辦活動時，有了品牌官網的加乘，透過線上線下一致的品牌理念，不僅大大拉近距離，也讓參與者更認同組織。

在社群宣傳被演算法控制的年代，許多品牌開始放棄社群改發送電子報，任職英國行銷顧問公司客戶經理的讀者太太（https://crossing.cw.com.tw/article/17936）觀察到「社群媒體有可能在未來開始式微」，除了演算法不可控，企業在可以監控電子報的開信率，使用電子報也較容易把客戶直接導流回官網。

活動宣傳上，相較社群高擴散度卻碎片化的溝通，電子報塊狀溝通可以讓參與者完整掌握活動資訊，「把重要的資訊傳達給正確的人」是電子報帶來最大的效應。

延伸閱讀：發送「電子報」不可不知的3種訣竅

辦活動順不順利除了做好事前規劃、模擬許多突發狀況外，一個好的活動系統也可讓你事半功倍。完整的活動系統須包含售票平台、票券領取、現場驗票，而現在許多售票平台都採電子票券，只要一支手機就可以完成購票、驗票。

應援科技的活動報名系統可說是其中翹楚，其中在與《大港開唱》的合作中，不僅完成了實名制註冊，售票平台也扛住短時間、大流量的購票人潮，現場實名制驗證及QR code驗票的雙軌進行模式，方便性與安全性也受到許多人稱讚。點我了解如何運用應援科技的系統，打造演唱會或工作坊的售票活動。

對於已經使用應援科技官網的非營利組織，不用另外找活動報名系統是再方便不過，從官網到購票一站式完成的售票平台為捐款人帶來信任感，讓NPO組織也可以輕鬆專注在活動細節中。

活動圓滿結束後，最令活動承辦人員苦惱的就是結案報告產出。除了參加人數、花絮照片、曝光數，還有哪些績效可呈現？怎麼評估活動成不成功？

針對活動結案報告的績效評估，應該回顧活動提案時的預估成效，除了檢核是否達成預期的參與人數、捐款數量外，也可調查活動參與者對活動的滿意度，讓下次辦活動時有參考依據。

此外，應援科技的CRM系統也可以幫助非營利組織利用視覺化系統輕鬆呈現受眾圖像、票券購買比例等，在下次活動辦理時也可以利用這份數據進行分眾溝通，讓活動辦得一次比一次更好。

延伸閱讀：如何運用應援科技舉辦活動？活動系統的操作指南

辦活動常見 FAQ

A：辦活動的注意事項主要有以下三大點：

• 明確的活動目標：有許多活動是以盡興、同樂為主，但還是要在事前確認並努力達成活動目標，這樣引導團隊更有方向，交結案報告時也不會千頭萬緒。
• 安全：所有活動必須以安全為第一考量，無論是交通動線、活動危險性、活動地點等，活動相關保險也應該規劃進預算內。
• 預算控管：突然支出總是讓人焦慮，健康的活動預算必須要抓總預算的20%做突發狀況支出，這樣才能從容不迫的完成活動。

A：擔心活動辦了沒人來？不要糾結在創新的活動主題上，觀察最近熱門的同類型活動，找出他們成功的原因。預算如果充足，邀請藝人、KOL也可以帶來高人氣。報名人數總是不多，可以再回頭檢視宣傳是否不夠力？各平台的廣告或貼文都擴散出去了嗎？ 如果活動皆已確認、各平台的宣傳也都投放了，可以再試試到同性質受眾的社團、社群發佈活動訊息，並提供活動的早鳥優惠，促使大家盡快報名。

A：活動目標可以採用「SMART原則」：具體、可衡量、可實現、與組織價值相關且可在一定時間內衡量，不一定要侷限在目前常用的活動績效指標，只要符合原則、可以作為改善活動的觀測指標，都是好的活動目標。

A：活動的ROI一般以門票收入與活動各項支出為兩項變因，不外乎開源節流。在活動門票收入部分，可參考其他活動的籌辦經驗設計票價，避免票價太貴影響參加意願；活動支出最佳節省方法，除了人力盡量由公司同事支援外，選擇公家機關的場地也會比私人場地便宜（但手續較繁瑣），實時更新收支表也有助於精準掌控預算，讓ROI最大化。

A：功能性、穩定性、安全性是三大重點，活動售票平台應該包含票種設置、訂單管理、支付管理、數據統計等功能，也應該要有能應對高流量的穩定度；另外，因為活動報名系統會存放大量民眾的基本資料及信用卡資料，安全性非常重要。應援科技的報名系統有哪些優勢？馬上了解應援科技的活動報名系統！